Dans le monde des affaires ultra compétitif d’aujourd’hui. Les entrepreneurs et les chefs d’entreprises de TPE/PME sont confrontés à de nombreux défis.
Complexités administratives, problèmes de trésorerie, surcharge de travail, doutes… Les obstacles ne manquent pas et la route est jonchée d’obstacles plus ou moins importants.
Il en va de même lorsqu’une entreprise atteint un nouveau cap dans son activité. Les changements organisationnels sont difficiles à implémenter.
L’exemple de Julie est très parlant.
Cette femme courageuse de 30 ans, employée comme formatrice dans un organisme, décide de se lancer à son compte. Très courageuse, elle reprend des études pour se perfectionner, elle crée son propre organisme de formation, tout en continuant de s’occuper de ses enfants.
Plus motivée que jamais, elle travaille dur et monte son petit business seule.
Rapidement, le succès est au rendez-vous, le bouche-à-oreille fonctionne très bien et la qualité de sa formation est reconnue par ses clients. Elle n’a désormais plus besoin de prospecter.
Mais Julie ne souhaite pas s’arrêter en si bon chemin, son nouveau défi est maintenant d’obtenir son certificat Qualiopi pour attester de la qualité des formations proposées par son organisme et ainsi développer sa petite entreprise.
Elle se remet donc durement au travail, passe toutes les étapes avec plus ou moins de réussite, mais elle ne lâche rien et s’accroche. Elle finit par être certifiée !
C’est une grande joie, qu’elle partage auprès de ses proches et de ses réseaux sociaux.
Rapidement tout s’emballe…
Petit à petit, les étudiants se manifestent et la sollicitent pour ses formations. Les cours s’enchaînent à un rythme soutenu, les demandes de devis deviennent plus importantes, l’exigence administrative que demande le suivi de ses nouveaux étudiants se complexifie.
Tout doucement, l’organisation de son entreprise se retrouve perturbée, l’ensemble de ses tâches deviennent des priorités. Elle y mettait pourtant toute son énergie mais, elle avait sous-estimé la difficulté administrative qui allait découler de cette victoire…Le stress s’installe, les erreurs se font plus régulières, la réactivité auprès de ses clients en pâtit.
Se remettre en question pour y voir plus claire
Elle se rend compte de la difficulté de devoir tout gérer seule et doit désormais faire des choix importants. Si elle veut développer son entreprise, elle va devoir se structurer davantage et déléguer des tâches qui l’éloignent de son cœur de métier et qui lui font perdre la qualité de travail qui lui tient tant à cœur.
C’est le moment pour elle de déléguer…
Dans un premier temps, elle va se mettre à la recherche d’une assistante indépendante de confiance. Cette aide va lui permettre de se décharger de toutes les tâches chronophages. Toutes ces tâches récurrentes qui lui prennent un temps précieux mais qui sont pourtant essentielles pour le bon fonctionnement de son organisme.
En 15 jours, Julie a pu devenir plus réactive face aux diverses demandes , une remise en conformité de tous ses dossiers étudiants a été faite et elle a gagné en rapidité avec la mise en place de processus d’automatisation. A l’aide d’une communication régulière, d’ un échange efficace et d’un travail en toute collaboration, Julie a rapidement ressenti la force de cette collaboration. Elle a pu démarrer une nouvelle étape dans son processus de délégation.
Dans un second temps, afin de pouvoir absorber les nombreuses sollicitations de formation et éviter de perdre des clients. Julie fait la démarche de se faire accompagner pour ses cours par un formateur qualifié. En répartissant ces temps de cours, elle pourra se consacrer davantage sur l’évolution de son programme et sur le développement de ses services. Ce nouvel intervenant devra se conformer à l’organisation mise en place avec son assistante.
Pour finir, elle souhaite désormais déléguer toute la partie gestion et financière à un expert-comptable. Julie le sait, la gestion d’une entreprise demande beaucoup de démarches administratives et il faut avoir un minimum de connaissances financières. Ce nouveau partenaire va lui permettre d’avoir une vision plus claire de son entreprise et de prendre les bonnes décisions stratégiques.
Un résultat plus que positif
Aujourd’hui, le parcours n’a pas été sans embûche et d’autres épreuves attendent cette jeune entrepreneuse. Mais Julie envisage toutes les étapes du développement de son entreprise, de façon plus sereine. Elle a su identifier et se décharger de ses tâches dites “voleuses de temps” et s’entourer de collaborateur de confiance qui l’accompagne, l’épaule et l’aide à booster son business.
Elle aspire à retrouver un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.
Si comme Julie, vous souhaitez développer votre entreprise de façon pérenne, il vous sera nécessaire de trouver de bons collaborateurs et partenaires.
Au début, vous n’aurez pas spécialement les moyens d’embaucher un collaborateur à temps plein. Il existe une solution efficace, simple et peu coûteuse à mettre en place pour soulager votre quotidien, l’externalisation.
L’externalisation quèsaco ?
La solution pour vous concentrer sur votre cœur de métier
Tous les dirigeants de TPE et de PME aimeraient pouvoir se recentrer sur le développement de leur société. Pourtant essentielles, les tâches administratives, la recherche de nouveaux clients ou de nouvelles parts de marché…Ces tâches représentent un investissement en temps important, qui alourdissent la charge de travail quotidienne des chefs d’entreprise.
Concrètement, l’externalisation permet de déléguer certaines tâches essentielles au bon fonctionnement de son business, mais qui ont pourtant tendance à retenir l’attention des dirigeants de manière démesurée et très chronophage.
Comment externaliser en toute confiance
L’externalisation est en réalité un processus relativement simple à mettre en place, à condition que le travail effectué en amont soit pertinent. Il faut donc fixer dès les premiers échanges, des bases solides et claires pour tous.
La confiance ne s’acquiert pas dès le début d’une collaboration, y compris dans l’univers de l’externalisation.
La réussite de l’externalisation d’un ou plusieurs services commence par une bonne collaboration. En l’absence de communication régulière, d’objectifs précis ou de mesures compréhensibles et applicables par tous, cela nuira au projet.
Il faut trouver des moyens concrets d’ouvrir et d’entretenir la communication avec votre prestataire, le climat sera propice à une collaboration durable et productive. L’ensemble peut tout à fait se passer dans la simplicité et l’efficacité, sans se perdre dans des processus complexes.
Les bénéfices :
L’externalisation représente de nombreux bénéfices à ne pas négliger.
- Vous serez assisté, accompagné et soulagé au quotidien.
- Votre entreprise sera à jour et prête à se développer.
- La satisfaction d’une entreprise bien gérée et réactive.
- Votre entreprise progressera plus rapidement grâce à une meilleure organisation.
- Vous gagnerez en productivité.
- Vous retrouverez le plaisir d’un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle
Les collaborateurs essentiels :
Assistant(e) indépendant(e)
C’est l’un des premiers collaborateurs à avoir dans son équipe. Comment développer votre business lorsque les tâches chronophages vous prennent une grande partie de votre temps et vous empêchent de vous concentrer sur votre cœur de métier.
C’est un besoin très récurrent pour les entrepreneurs qui travaillent seuls, ou les TPE qui ne peuvent pas embaucher une assistante à temps plein. Les tâches administratives s’accumulent alors que vous êtes sur le terrain, souvent en rendez-vous et que vous rentrez tard le soir.
Les conséquences : vous pourriez perdre des affaires ou rencontrer des problèmes de trésorerie.
Commercial indépendant
Il vous aidera à développer votre entreprise, en utilisant son réseau et ses techniques commerciales pour trouver des clients ou vous aider à vendre des biens.
Community manager
Il vous aide et vous accompagne en gérant l’ensemble des actions en ligne visant à promouvoir et à rendre visible votre entreprise sur les réseaux sociaux.
Quels sont les partenaires incontournables ?
L’expert-comptable
C’est le premier auquel il faut penser. Une entreprise se gère principalement avec des chiffres. Toutes les décisions stratégiques ont un impact sur son entreprise. Un expert-comptable ça se choisit !
Assureur
Il faudra bien évidemment assurer son activité, mais surtout ne pas omettre d’assurer sa perte d’exploitation ou soi-même.
Banquier
Sans compte bancaire, sans financement, il n’y a pas d’entreprise.
Aujourd’hui, ça n’est plus le fardeau du chef d’entreprise de tout assumer seul.
Confiez-moi vos tâches voleuses de temps, et recentrez-vous sur la nature même de votre entreprise, et sur son développement !
